Excel Tips: 実用テクニックで効率アップ

この記事の内容

• キーボードショートカットを使った高速な範囲選択の方法
• 行・列の挿入・削除をショートカットで行う方法
• フラッシュフィルを使ったデータ分割・抽出の自動化
• 連続データの一括生成方法
• WebページのテーブルをExcelに取り込む方法

キーボードショートカットで範囲選択を高速化する

Excelで大量のデータを扱う際、マウスでのスクロール選択は非効率です。Ctrl+Shift+矢印キーを使うと、端のセルまで一気に選択できます。

• Ctrl+矢印キー：データの端まで移動（選択なし）
• Ctrl+Shift+矢印キー：データの端まで移動しながら範囲選択

Ctrl+Shiftを押したまま矢印キーを使い続けることで、上下左右にまたがる範囲を素早く選択できます。

また、行・列の選択にも便利なショートカットがあります。

• Ctrl+Space：列全体を選択
• Shift+Space：行全体を選択

行・列の挿入・削除をショートカットで行う

行を挿入したい場合は、まず Shift+Space で対象の行を選択します。その後、Ctrl+Shift+「+」 を押すと行が挿入されます。

逆に行を削除したい場合は、行を選択した状態で Ctrl+「-」 を押すと削除できます。

フラッシュフィルで文字列を自動分割・抽出する

フラッシュフィルとは

「フラッシュフィル」は、入力パターンをAIが自動的に判断して、残りのデータを自動補完してくれる機能です。関数を使わなくても複雑なデータ操作が可能になります。

氏名を姓と名に分割する

例えば、「山田 太郎」のように姓と名がスペースで区切られているセルを、別の列に分割したい場合を考えます。

従来は FIND 関数と LEFT 関数を組み合わせるような複雑な式が必要でした。

フラッシュフィルを使えば、隣の列に1件だけ手動で入力し、Ctrl+E を押すだけで残りのデータが自動的に補完されます。

1. 分割結果を入れたい列の先頭セルに、1件分だけ手入力する
2. Ctrl+E（フラッシュフィル）を押す
3. 残りのデータがパターンに従って自動入力される

名前側の列も同様に、1件入力して Ctrl+E を押すだけで完成します。

その他の活用例

フラッシュフィルは文字列操作全般に応用できます。

• 生年月日から年だけ抽出：1990/01/01 → 1990
• メールアドレスからドメインだけ抽出：user@example.com → example.com

いずれも1件の例を入力して Ctrl+E を押すだけで対応できます。

連続データを一括生成する

日付や連番などの連続データを大量に生成したい場合、フィル→連続データの生成 機能が便利です。

1. 開始値となるセルを選択する
2. 「ホーム」タブ → 「フィル」 → 「連続データの生成」を選択する
3. 以下の設定を行う
   • 方向：行方向 or 列方向
   • 種類：日付 / 数値 / オートフィル など
   • 増加単位：日 / 曜日 / 月 / 年
   • 停止値：生成を終了する値

例えば、2023年1月1日から2100年12月31日まで1日単位の日付を生成するといった、数万件規模のデータも一括で作成できます。

WebページのテーブルをExcelに取り込む

WebページにあるテーブルをExcelに取り込む際、コピー＆ペーストでも可能ですが、データ → Webからの機能を使うとより柔軟に対応できます。

手順

1. 「データ」タブ → 「データの取得」 → 「Webから」を選択する
2. 取り込みたいWebページのURLを入力して「OK」を押す
3. Excelがページを解析し、検出されたテーブルの一覧が表示される
4. 取り込みたいテーブルを選択し、「読み込み」を押す

クエリとして保存されるメリット

この方法で取り込んだデータは「クエリ」として保存されます。元のWebページが更新された際に、Excelから再読み込みを実行するだけで最新データに更新できます。

また、「変換」オプションを使えば、取り込み時にデータ型の変換や不要な列の削除なども行えます。頻繁に更新されるWebの表データを定期的に参照する用途に特に適しています。

まとめ

今回紹介したExcelの実用テクニックをまとめます。

特にフラッシュフィルは、関数の知識がなくても複雑な文字列操作ができる強力な機能です。日常業務での活用をぜひ試してみてください。