データを溜めるシートと表示するシートを分ける — ピボットテーブル活用術

この記事の内容

今回の内容は視聴者の方からいただいたリクエストです。教員として授業後のアンケートをフォームで収集しており、クラス・出席番号をキーにして回答者別にまとめたいというご要望でした。

一つの方法として、回答者ごとにシートを作成してデータを書き込むという力技もあります。しかしこの方法では、シートが大量に増えて管理が煩雑になってしまいます。今回はもっとスマートな方法として、データを溜めるシートと表示するシートを分けるアプローチをご紹介します。

まずデータを溜める専用シートを用意します。授業名・クラス・出席番号・アンケート内容など、必要な項目を列として定義し、1件の回答を1行（1レコード）として蓄積していきます。

フォームから回答が届くたびに、この形式で追記していくイメージです。項目が増えた場合も列を追加するだけで対応できます。このシートはデータベースとして扱い、見た目は気にせずデータをひたすら溜め続けて構いません。

データシートにテーブルとして定義したら、次はピボットテーブルを挿入します。

ピボットテーブルを配置すると、右側にフィールドリストが表示されます。ここに元データの列名が一覧で表示されますので、表示したい項目にチェックを入れていきます。

ピボットテーブルの真価は、行・列・フィルターの組み合わせを変えることで必要なビューを作り出せる点にあります。

授業名・クラス・出席番号・アンケート内容を行に配置すると、階層構造でデータが表示されます。

行の順番を変えることもできます。クラスを最上位に持ってくると、クラスごとの授業回答が一覧で確認できます。

クラスと出席番号をフィルターに移動し、授業名とアンケート内容を行に配置すると、全体の一覧が見やすくなります。そこからフィルターで「クラス1」「出席番号1」と絞り込むと、その回答者が各授業でどのような回答をしたかがすぐに確認できます。

出席番号を2番に変えれば、2番の人の回答に即座に切り替えることができます。

異なる切り口のビューが必要な場合は、同じデータシートをもとにピボットテーブルを複数作成することができます。

それぞれのシートに目的がわかる名前（例：「出席番号別ビュー」「授業別集計」など）を付けておくと管理しやすくなります。

今回の例ではアンケートの回答が文字列でしたが、10段階評価のような数値データの場合は、ピボットテーブルで合計や平均を集計することができます。さらに「おすすめグラフ」機能を使って授業ごとの評価をグラフで可視化するといった応用も可能です。

Power AutomateとFormsを組み合わせると、フォームに回答があった際に自動でExcelのデータシートに書き込む仕組みを作ることができます。この場合でも、データを溜めるシートの構造さえ正しく設計しておけば、ピボットテーブルを使ったビューはそのまま活用できます。

ただし、すべてをPower Automateで実現しようとするのではなく、Excelだけで完結できるケースも多くあります。道具の特性を理解し、シンプルな方法を選ぶことも大切です。

Power AutomateやFormsと組み合わせることで自動化も可能ですが、まずはExcelの機能だけで実現できることを把握しておくと、ツール選定の幅が広がります。