Power Automate で2つの列をキーにして Excel ファイルの行を更新する

この記事の内容

Microsoft Forms の回答をトリガーに、Power Automate で Excel の行を更新する方法を紹介します
Power Automate の「行の取得」アクションではキー列を1つしか指定できないという制約があります
その制約を回避するため、Excel 側に「検索用列」を追加してメールアドレスと日付を結合する方法を解説します
Excel の TEXT 関数と Power Automate の formatDateTime 関数を組み合わせて、同じ形式の文字列を生成します
2つの列を実質的に1つのキーとして扱うことで、複合キーによる行の特定を実現します

シナリオの概要

今回対応するシナリオは以下のようなものです。

Microsoft Forms でユーザーが回答を送信する
そのフォーム回答をトリガーに Power Automate が起動する
回答したユーザーの メールアドレス と 回答日付 の2つの値をキーにして、Excel の該当行を特定する
該当行の「回答」列に「〇」を記入する

たとえば、日付ごとの出席確認テーブルのように、誰がいつ回答したかを記録したい場合に活用できるシナリオです。

問題：Power Automate は複合キーに対応していない

Power Automate の「行の取得」や「行の更新」などの Excel アクションでは、キー列を1つしか指定できません。

そのため、「メールアドレス」と「日付」の2列を同時にキーとして行を特定しようとしても、標準のアクションではうまくいきません。これが「2つの列をキーにしたい」という要件でつまずくポイントです。

解決策：検索用列を1つ作って複合キーにする

この制約を回避するために、Excel 側に「検索用」の列を追加します。この列には、メールアドレスと日付を結合した文字列を格納します。これにより、2つの値を実質的に1つのキーとして扱えるようになります。

Excel 側の準備

Excel のテーブルに「検索用」という名前の列を追加します。この列には、TEXT 関数を使って日付を文字列に変換し、メールアドレスと結合した値を入れます。

=A2&TEXT(B2,"YYYY-MM-DD")

A2 はメールアドレスの列
B2 は日付の列
TEXT(B2, "YYYY-MM-DD") で日付を 2024-02-10 のような文字列に変換する
& 演算子で文字列を結合する

これにより、検索用列には masahiko.ebisu@example.com2024-02-10 のような一意の文字列が格納されます。

注意： 検索用列は見た目がよくないため、非表示にするか、必要であれば ID 列として別途管理テーブルを用意する方法もあります。

Power Automate 側の実装

ステップ1：トリガーの設定

「新しい応答が送信されたとき」（Microsoft Forms）をトリガーに設定します。

ステップ2：応答の詳細を取得

「応答の詳細を取得する」アクションを追加し、フォームの ID と応答 ID を指定します。これにより、回答者のメールアドレスや送信日時などの情報が取得できます。

ステップ3：検索用変数を初期化する

Excel の検索用列と同じ形式の文字列を Power Automate 側でも生成します。

まず、日付のフォーマット変換には formatDateTime 関数を使います。

注意： Excel の TEXT 関数では YYYY-MM-DD（大文字の MM）を使いますが、Power Automate の formatDateTime では yyyy-MM-dd（小文字の yyyy、大文字の MM、小文字の dd）を使います。大文字・小文字が異なる点に注意してください。

次に、メールアドレスと整形した日付を結合した変数を作成します。

この変数が、Excel の検索用列と同じ形式の文字列になります。

ステップ4：Excel の行を取得する

「行の取得」アクションを追加し、以下のように設定します。

ファイル： 対象の Excel ファイルを指定
テーブル： 対象のテーブルを指定
キー列： 検索用（先ほど追加した列）
キー値： ステップ3で作成した変数

ステップ5：該当行を更新する

「行の更新」アクションを追加し、取得した行の「回答」列に「〇」を書き込みます。ファイルやテーブルは「行の取得」と同じものを指定し、キーの列・値も同様に設定します。

動作確認

Forms でフォームを回答送信すると、Power Automate が起動し、以下の処理が順番に実行されます。

フォームの応答 ID を取得
回答者のメールアドレスと送信日時を取得
検索用の文字列を生成（例：masahiko.ebisu@example.com2024-02-10）
Excel の検索用列からその文字列と一致する行を特定
該当行の回答列に「〇」を記入

まとめ

Power Automate の Excel アクションでは、複数の列を組み合わせたキー指定が標準ではサポートされていません。この制約を回避するには、Excel 側に検索用の結合列を追加し、Power Automate 側でも同じ形式の文字列を生成してキーとして使うというアプローチが有効です。

ポイントをまとめると以下のとおりです。

Excel では TEXT 関数と & 演算子で日付とメールアドレスを結合した検索用列を作成する
Power Automate では formatDateTime 関数と concat 関数で同じ文字列を生成する
日付フォーマットの大文字・小文字は Excel と Power Automate で異なるため注意が必要
検索用列は非表示にするか、ID 管理テーブルで別途整理することも検討できる

今回紹介したのはあくまで一つのアプローチです。要件に応じてさまざまな実装方法が考えられますので、ぜひ応用してみてください。