共有レポート作成 — 誰にどのファイルを共有しているのか確認する【OneDrive for Business】
この記事の内容
- OneDrive for Business では、ファイルを多く共有するうちに「誰と何を共有しているか」が分からなくなりがちです
- OneDrive の設定から「共有レポート」を出力する機能が用意されています
- レポートは CSV ファイルとして保存され、Excel でわかりやすく確認できます
- レポートには共有先（内部ユーザー・組織外など）やアクセス権限の種類が記録されています
- この機能を活用することで、共有状況を一覧で把握・管理できます
OneDrive for Business にアクセスする
まず OneDrive for Business にアクセスします。アクセス方法はいくつかありますが、portal.office.com からアクセスして OneDrive を開くのがシンプルでおすすめです。
OneDrive for Business はファイルを外部の人とも簡単に共有できるため非常に便利です。一方で、共有数が増えてくると「どこで、誰と、何を共有したのか」が分かりづらくなってきます。そこで活用したいのが「共有レポート」機能です。
共有レポートを出力する
手順
- OneDrive for Business の画面右上にある 設定（歯車アイコン） を開きます
- 「OneDrive の設定」 を選択します
- 「その他の設定」 を開きます
- 「共有レポートの実行」 を選択します
レポートの保存先を指定する
共有レポートを実行する前に、レポートの保存先フォルダーを選択します。OneDrive for Business 上の任意のフォルダーを指定できます。今回は「共有レポート」という名前で新規フォルダーを作成し、そこを保存先として選択しました。
保存先を指定したら、レポートの作成を指示します。レポートの生成には少し時間がかかるため、しばらく待ちます。
しばらく経つと、指定した「共有レポート」フォルダー内にレポートファイルが作成されます。
レポートを Excel で確認する
生成されたレポートは CSV ファイル 形式です。そのまま開いて確認することもできますが、Excel を使って開くとより見やすくなります。
Excel で CSV を読み込む手順
- Excel を起動します
- 「データ」タブ を開きます
- 「テキストまたは CSV から」 を選択し、ダウンロードした CSV ファイルを指定します
- 読み込みウィザードで文字コードや区切り文字を確認し、そのままで問題なければ読み込みます
- 1行目をヘッダーとして使用する設定にして再度読み込みます
レポートの見方
Excel で開いたレポートには、以下のような情報が含まれています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| リソースパス | 共有しているファイルのパス（どのファイルかを示す） |
| アクセス権限 | 読み取り専用・編集可能など |
| 共有範囲 | 誰でもアクセス可能なリンク、組織内ユーザー、特定のユーザーなど |
| 共有先ユーザー | 内部ユーザーへ共有している場合は該当ユーザー情報 |
読み取り例
- リソースパス に
/personal/...documents/.../ファイル名.pptxと記録されていれば、OneDrive for Business 上のそのファイルが共有対象です - 「読み取り権限で誰でもアクセスできるリンクが作成されている」 といった状態も確認できます
- 組織内ユーザー（Internal） に共有している場合は、共有範囲として Internal と記録されます
- 特定のユーザーに共有している場合は、そのユーザー情報も確認できます
まとめ
OneDrive for Business の「共有レポート」機能を使うことで、自分が共有しているファイルの全量を一覧で確認できます。レポートは CSV 形式で出力され、Excel を使って簡単に分析することが可能です。
OneDrive for Business は外部の人とも手軽にファイルを共有できる便利なサービスですが、共有が増えると管理が煩雑になりがちです。定期的にこの共有レポートを活用して、共有状況を把握・整理することをおすすめします。