メールシステムは「優先トレイ」があるものを使いましょう

この記事の内容

Outlookの「優先トレイ」機能を紹介します
メールが大量に届く現代において、優先トレイがいかに生産性を向上させるかを解説します
「優先トレイ」と「その他」の仕分けの活用方法をお伝えします
まだPOPやIMAPなど優先トレイに対応していないシステムを使っている組織へ向けたメッセージもお届けします

優先トレイとは

Outlookには「優先トレイ」という機能があります。受信したメールを自動的に「優先」と「その他」の2つに振り分けてくれる機能です。Gmailにも同様の仕分け機能がありますが、ビジネス環境ではまだPOPやIMAPといった古いメールシステムを使っているケースも少なくありません。

メールシステムを自分で選択・変更できる立場にある方に向けて、この優先トレイ機能がいかに強力かをご紹介します。

大量メールによる「メール疲れ」の問題

一晩放置すると100〜200件のメールが届く、というのは珍しい話ではありません。優先トレイのような仕分け機能がない環境では、重要なメールとそうでないメールが全部まとめて受信トレイに届きます。その結果、「これは返信が必要か」「これはどうするか」と1通1通判断するだけで膨大な時間と労力がかかってしまいます。

1日中メールを見ているだけで終わってしまう、そんな状況に陥っている方も多いのではないでしょうか。

優先トレイで変わるメール運用

優先トレイを使うと、本当に対応すべきメールだけが「優先」フォルダに表示されます。件数もそれほど多くないため、きちんと処理することができます。

一方、「その他」に振り分けられたメールについては、100件だろうと1000件だろうと、まとめて削除する運用が可能です。「その他にあるメールは読まない」という思い切った運用でも、実際のところほとんど困りません。

「その他」に重要なメールが入ってしまったら

もちろん、ごくまれに重要なメールが誤って「その他」に振り分けられてしまうこともあります。そういった場合には、そのメールを「優先トレイに移動する」操作を行うことで、システムに学習させることができます。次回以降は同じ送信者からのメールが優先トレイに届くようになります。

この学習機能があるおかげで、運用しながらどんどん精度が上がっていきます。

チャットツールとの使い分け

近年はTeamsやSlackといったチャットツールの比重が増しており、メールの優先度は以前より下がってきているという面もあります。個人宛のコミュニケーションはチャットで行われることが多くなっているため、「その他」に入ってきたメールは読まずに削除する、という運用でも実害が出にくい環境になっています。

毎日数百件のメールを読まずに削除していても問題ない、という状況を実現できるのが、優先トレイの強みです。

組織全体の生産性への影響

優先トレイのような機能が使えないメールシステムを組織全体で使い続けることは、メンバー全員の生産性低下につながります。大量のメールを目にするだけでも疲労感が生まれ、それが毎日積み重なっていきます。

Office 365（Microsoft 365）でもGmailでも、優先トレイに相当する機能は利用できます。もしメールシステムを選べる立場にある方がいれば、ぜひ優先トレイが使えるサービスへの移行を検討してみてください。

まとめ

Outlookの「優先トレイ」機能を使うと、メールを「優先」と「その他」に自動仕分けできます
「優先」フォルダに集中することで、メール処理にかかる時間と精神的な負担を大幅に削減できます
「その他」は基本的に削除する運用にしても、重要なメールは優先トレイに学習させることで対応可能です
POP/IMAPなど優先トレイに対応していないシステムを使っている組織は、Microsoft 365やGmailへの移行を強くおすすめします
メールシステムの選択は個人の問題ではなく、組織全体の生産性に直結します