Microsoft Teams ファイル関連の基本操作
この記事の内容
- Teams のチャンネル内でファイルを新規作成・アップロードする方法
- チーム内のファイルをデスクトップアプリやブラウザで直接編集する方法
- 複数人による同時共同編集の活用方法
- エクスプローラーと Teams ファイルを同期する方法
- SharePoint 経由でのファイル共有方法
Teams のファイルタブとは
Teams では、参加しているチームの各チャンネルに「ファイル」タブがあります。ここをクリックすると、そのチャンネルに紐付いたファイルの一覧を確認できます。チャットと並んでファイル管理ができるため、メンバー間でのドキュメント共有が非常に便利になります。
ファイルの新規作成
ファイルタブ内の「新規」ボタンから、以下の種類のファイルやフォルダーを作成できます。
- フォルダー
- Word 文書
- Excel ブック
- PowerPoint プレゼンテーション
- Forms（フォーム）
たとえば Word 文書を新規作成すると、Teams の画面上でそのままファイルの編集が開始されます。Office アプリを別途起動しなくても、Teams 内で直接編集できる点が便利です。
既存ファイルのアップロード
すでに手元にあるファイルをチームに追加したい場合は、次の 2 つの方法が使えます。
- ドラッグ＆ドロップ — ファイルをファイルタブ上にドロップするだけでアップロードされます。複数ファイルの同時アップロードにも対応しています。
- 「アップロード」ボタン — ボタンをクリックしてファイルを選択する方法です。どちらの方法でも同じ結果になります。
アップロードしたファイルは、チームのメンバー全員が閲覧・編集できる状態になります。
ファイルの編集
チーム内のファイルを編集する際は、ダウンロードして編集し直アップロードする必要はありません。ファイルのアクションメニューから「開く」を選択すると、以下の 3 つの方法で開くことができます。
- Excel Online（ブラウザ）で開く
- Excel（デスクトップアプリ）で開く ← おすすめ
- Teams 内で編集する
デスクトップアプリで開いた場合も、ファイルは Teams（SharePoint）上に保存されているため、自動保存が有効になっています。保存ボタンを押さなくても変更は自動的に保存されます。ステータスバーに「保存中」と表示され、常にクラウドと同期されていることが確認できます。
複数人による同時共同編集
Teams のファイルは、複数のメンバーが同時に開いて編集することができます。他のメンバーがファイルのどこを編集しているかがリアルタイムで表示されるため、誰が何を編集しているかを把握しながら作業できます。
この共同編集機能は、Windows・Mac・iOS・Android など、どのクライアントからアクセスしても同期されます。そのため、ローカルにダウンロードして編集・再アップロードという操作は推奨しません。オンラインで直接開いて共同編集する方法を活用してください。
ファイルの削除・移動
削除
ファイルのアクションメニューから「削除」を選択すると、ゴミ箱に移動されます。
フォルダーへの移動
フォルダーを作成した上で、ファイルのアクションメニューから「移動」を選択し、対象のフォルダーを指定することで移動できます。
エクスプローラーとの同期
エクスプローラーでの操作に慣れている場合は、Teams のファイルをローカルのエクスプローラーと同期することができます。
ファイルタブ内の「同期」ボタンをクリックすると、OneDrive 経由でエクスプローラー上にチームのフォルダーが表示されるようになります。
同期時のポイント
同期直後は、ファイルのステータスが「クラウドアイコン（雲マーク）」になっています。これは、ファイルがクラウド上にのみ存在しており、ローカル PC にはダウンロードされていない状態を意味します。この状態ではローカルの容量をほとんど消費しません。
ファイルをダブルクリックすると初めてダウンロードされ、開くことができます。このファイルは依然としてクラウドと連動しているため、エクスプローラーから開いた場合でも共同編集は問題なく機能します。
また、ファイルを右クリックして「このデバイス上で常に保持する」を選択すると、常にローカルに同期するよう設定することも可能です。
ファイルの共有
Teams のファイルタブから直接共有するのは少し操作がしづらいため、「SharePoint で開く」 を使う方法が便利です。
- ファイルタブ上部の「SharePoint で開く」をクリックします。
- SharePoint サイト上で共有したいファイルまたはフォルダーを選択し、「共有」ボタンを押します。
- リンクの権限を設定します。
- 編集を許可する / しない
- ダウンロードを許可する / しない
- 共有相手のメールアドレスを入力して「送信」すると、リンクがメールで届きます。
受け取った相手はそのリンクからファイルを開き、設定に応じて閲覧・共同編集が可能になります。
まとめ
今回は Teams のファイル関連の基本操作を紹介しました。
- 新規作成 — 「新規」ボタンから Word・Excel・PowerPoint などを Teams 内で直接作成できます。
- アップロード — ドラッグ＆ドロップまたはアップロードボタンで既存ファイルを追加できます。
- 編集 — デスクトップアプリやブラウザで直接開いて編集でき、自動保存が機能します。
- 共同編集 — 複数人がリアルタイムで同じファイルを編集でき、変更箇所がリアルタイムで見えます。
- エクスプローラー同期 — 「同期」ボタンでローカルの PC に同期し、慣れたエクスプローラーで操作できます。
- 共有 — SharePoint 経由で細かい権限を設定して外部ユーザーとも共有できます。
ローカルでのダウンロード→編集→再アップロードという従来の方法は不要です。Teams のファイル機能を活用して、チームでの共同作業を効率化してみてください。