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Teams のファイル共有でファイルをぐちゃぐちゃにしないための Tips この記事の内容 Microsoft Teams のチャットでファイルを共有し続けると、ファイルタブがカオスになりがちな理由を解説します フォルダを作って整理し、ファイル名による「最新」管理をやめるべき理由を説明します ファイルをダウンロードして再アップロードすることがなぜ「犯罪級」にまずいのかを解説します 正しいやり方として「チームとチャネルを参照」によるリンク共有を紹介します スクリーンショットをファイルとして残さないクリップボード貼り付けの方法を紹介します Teams のファイルタブがぐちゃぐちゃになる理由 Microsoft Teams では、会話の中でファイルをドラッグ＆ドロップしたり、添付ボタンからコンピューターのファイルをアップロードしたりすることが非常に簡単にできます。この手軽さはとても便利なのですが、同時に問題も引き起こします。 チャンネルのファイルタブの最上位階層に、フラットにどんどんファイルが追加されていくのです。複数のメンバーが同じ操作を繰り返すと、スクリーンショットの画像ファイルから重要なドキュメントまで、あらゆるものが混在してしまいます。さらに、同じファイルの複数バージョンが並んでしまい「どれが最新なのか」がわからなくなる事態にもなりかねません。 もちろん、チャットツールとして「流れていくもの」として使うチームや用途があっても構いません。ただし、最新版を管理しながら全員で共有し続けたいファイルに関しては、きちんとした運用が必要です。 正しい整理の基本：フォルダを作る まず取り組むべき対策は、ファイルタブの中にフォルダを作って構造化することです。たとえば「設計書」フォルダを作り、その中にファイルを格納するといった具合です。 絶対にやってはいけないこととして、ファイル名に「最新」や日付を付けて管理することが挙げられます。 N 設 設 設 G 計 計 計 例 書 書 書 ： _ _ _ 最 2 最 新 0 終 . 2 版 d 6 . o 0 d c 3 o x 2 c 5 x . d o c x Teams（SharePoint）にはバージョン管理機能が組み込まれています。フォルダの中に存在しているファイルが常に最新版です。過去のバージョンに戻したい場合はバージョン履歴を使えばよいので、ファイル名での管理は不要です。 ...

Power Automate で Excel の既存行をメールトリガーで更新する この記事の内容 Power Automate を使い、メール受信をトリガーに Excel Online のテーブル行を更新する方法を解説します 件名（タイトル）をキーにして、対象行を特定して更新するアプローチを紹介します 差出人によって処理を分岐させるスイッチ構成を取り上げます 既存セルに追記していく（アペンド）パターンも合わせて紹介します replace 関数を使って返信時の「RE:」プレフィックスを除去するテクニックも解説します 全体のシナリオ このフローでは、勉強会の参加確認メールが届いたときに、Excel Online のテーブル内の該当行を「確認済み」に更新することを目標とします。 メールの件名に「勉強会」などのキーワードが含まれている場合にフローが起動し、差出人と件名をもとに Excel の特定行を更新します。 フローの基本構成 トリガー：新しいメールが届いたとき トリガーには「新しいメールが届いたとき」を使用します。件名フィルターに 勉強会 などのキーワードを指定しておくと、対象のメールが届いたときだけフローが起動します。 差出人が判明している場合は差出人フィルターを使ってもよいですし、Outlook の仕分けルールで特定フォルダに振り分けておき、「特定フォルダにメールが届いたとき」をトリガーにする方法も有効です。 パターン 1：差出人ごとにスイッチで分岐して行を更新する 変数で件名を整形する 返信メールの件名には RE: というプレフィックスが付きます。このまま Excel の検索キーに使うとマッチしないため、replace 関数で除去します。 r e p l a c e ( t r i g g e r O u t p u t s ( ) ? [ ' b o d y / s u b j e c t ' ] , ' R E : ' , 変数（文字列型）を初期化し、上記の式を使って整形した件名を格納しておきます。なお、この式の入力時に「式が無効です」と表示されることがある場合は、一度保存してから再度編集し直すと解消することがあります。 ...

Teams 会議のチャットへの「ゲスト」アクセスには「組織切り替え」が必要 この記事の内容 Teams 会議のゲストアクセスをすべて許可する設定をしていても、会議チャットにアクセスできないケースがある 同じユーザーでも、組織を切り替えてから会議に参加するかどうかで挙動が変わる 外部ユーザーに会議 URL を伝えるだけでチャットを利用させることは、現時点（2021年1月）では困難 ゲストとして招待済みのユーザーであっても、組織切り替えを行ってから参加する必要がある 本記事は実際の動作検証に基づく記録であり、今後の仕様変更により挙動が変わる可能性がある 前提となる Teams の設定 今回の検証では、Teams の設定を以下のようにすべて許可の状態にしています。 ゲストアクセス: オン メッセージングポリシー: すべての操作を許可 会議設定: すべての操作を許可 会議チャットの許可: 有効 つまり、ゲストユーザーに対して可能な限りの権限を与えた状態での検証です。 チャットにアクセスできるパターン 会議のホストが会議を開始している状態で、外部ユーザーがゲストとして参加するシナリオを確認しました。 手順（成功パターン）: ゲストユーザーが自分のアカウントで Teams にサインインする 組織をゲスト先の組織に切り替える 切り替えた状態で会議の URL にアクセスし、参加する この手順で参加した場合、ゲストユーザーは会議チャットにアクセスでき、メッセージの送受信が正常に行えます。組織内のユーザーとのやり取りも問題なく確認できました。 チャットにアクセスできないパターン 同じユーザー・同じ会議であっても、以下の手順で参加するとチャットが利用できません。 手順（失敗パターン）: ゲストユーザーが自分の組織（元の組織）にサインインしたままの状態で会議 URL を受け取る 組織の切り替えをせずに、そのまま会議 URL をクリックして参加する この場合、会議には参加できるものの、チャット機能が表示されません。エラーとして「チーム メンバー所作ができません」のような表示となり、会議チャットへのアクセスが拒否されます。 検証から分かったこと この挙動の違いをまとめると、次のとおりです。 状況 チャットへのアクセス 組織を切り替えてからゲストとして参加 ✅ アクセスできる 組織を切り替えずに会議 URL から直接参加 ❌ アクセスできない 外部ユーザーに URL のみを伝えて参加させる ❌ アクセスできない つまり、ゲストとして招待されているユーザーであっても、招待先の組織に切り替えた状態で会議に参加しなければ、チャットは利用できません。 単純に会議の URL を外部の人に共有し、そのまま参加してもらってチャットを利用させることは、現時点（2021年1月）では実現できないことが確認されました。 運用上の注意点 ゲストユーザーが Teams 会議のチャットを利用するためには、以下の点を案内する必要があります。 ...

OneDriveとOneDrive for Businessの関係を理解する この記事の内容 MicrosoftアカウントにはPersonal（個人）とOrganizational（組織）の2種類があり、それぞれに異なるOneDriveの領域がある 個人アカウントに紐づくストレージを「OneDrive」、組織アカウント＋M365ライセンスに紐づくストレージを「OneDrive for Business」と呼ぶ Windowsに標準搭載のOneDriveクライアントは、両方のアカウントを同時に同期できる SharePoint OnlineのサイトライブラリもOneDriveクライアントで同期可能で、裏側の技術は共通 Teamsのチャネルファイルは、SharePoint Onlineのドキュメントライブラリとして実体を持つ アカウントの種類と対応するOneDriveの領域 OneDriveを理解するうえで、まずMicrosoftアカウントの種類を把握しておく必要があります。 Microsoftアカウントには大きく2種類あります。 個人アカウント（Microsoft アカウント） ── 無料または個人向けサブスクリプションで取得するアカウント 組織アカウント（職場・学校アカウント） ── 企業や学校など組織が発行し、M365ライセンスが割り当てられたアカウント それぞれのアカウントには、独立したOneDriveの領域が紐づいています。 個人アカウントに紐づく領域 ── OneDrive（個人用） 組織アカウントにM365ライセンスを割り当てた際に紐づく領域 ── OneDrive for Business 同じ「OneDrive」という名前で呼ばれることもあるため混乱しやすいですが、背後のアカウントと領域が異なるという点が重要です。 WindowsとOneDriveクライアントの関係 WindowsにはデフォルトでOneDriveクライアントが組み込まれています。このクライアントを使うことで、クラウド上のOneDrive領域とエクスプローラーを同期させることができます。 同期の仕組みは以下のとおりです。 クラウド上のファイルが「実体」となります ローカルにも同期コピーが保持されます ローカルで編集した内容は自動的にクラウドへ反映されます スマートフォンや別の端末からもアクセスできます 同期を設定すると、エクスプローラーのサイドパネルにOneDriveの領域が表示されるようになります。 2種類のアカウントを同じクライアントで同期する OneDriveクライアントでは、個人アカウントと組織アカウントの両方を同時に追加することができます。 設定手順は以下の通りです。 タスクバーのOneDriveアイコンをクリックして設定を開く 「アカウント」タブを選択 「アカウントを追加」をクリック 組織アカウントのメールアドレスと認証情報を入力する 同期先フォルダを確認して完了 追加が完了すると、エクスプローラー上に個人用OneDriveと組織用OneDrive for Businessの両方が表示されます。アイコンは見た目がほぼ同じですが、組織名が付いて区別できるようになっています。 なお、以前は個人用と組織用で別々のクライアントが必要でしたが、現在は1つのクライアントに統合されています。 個人ファイルと組織ファイルの混在について 2つのアカウントを1台のPCで同期する場合、個人のファイルと仕事のファイルが同じエクスプローラー上に並ぶことになります。 これが「問題なのかどうか」は、利用環境や組織のポリシーによります。 組織のポリシーで制御する場合 ── Windows Information Protection（WIP）などを構成することで、組織ファイルを個人領域に保存することを禁止できます 個人利用が許可されている場合 ── Microsoft 365サブスクリプションに個人向けの特典が含まれており、個人用途でも使っているケースも珍しくありません 個人アカウントで業務利用している場合 ── 利用規約上の問題はないケースもありますが、組織の運用ルールに従う必要があります どちらのファイルがどこに置かれるべきかは、一概には言えません。それぞれの組織・利用状況に応じた判断が必要です。 SharePoint OnlineのサイトライブラリもOneDriveで同期できる OneDriveクライアントで同期できるのは、個人・組織アカウントのOneDrive領域だけではありません。SharePoint OnlineのサイトライブラリもOneDriveクライアントで同期することができます。 ...

Microsoft Teams の投稿・会話の基本操作 この記事の内容 Teams のチャンネル投稿における「スレッド返信」と「新規会話」の違いと正しい使い方 会話に件名（タイトル）を付けてスレッドを管理する方法 Enter キー・上矢印キー・Shift+Enter キーの役割と使い分け @ メンションを活用して相手に気づいてもらう方法 Word と共通する段落・段落内改行の操作 スレッド返信と新規会話を混同しないようにしましょう Teams を使い始めた方がよくやってしまうミスのひとつが、返信先を間違えることです。 たとえば、誰かが「おはようございます」と投稿したとします。それに返事をしたいとき、誤って画面下部の入力欄に「おはようございます」と書いて送信してしまうと、全く別の新しいスレッドとして投稿されてしまいます。見た目は似ていますが、元のメッセージとの関連が切れてしまいます。 この場合、後から会話を追ったときに「何に対する返事なのか」がわからなくなってしまいます。 正しい返信方法：メッセージの「返信」ボタンを使う 特定のメッセージに返信したいときは、そのメッセージの直下にある「返信」ボタンを使います。 返信したいメッセージにカーソルを合わせる メッセージの下に表示される「返信」をクリックする そのままメッセージを入力して送信する こうすることで、元のメッセージとの会話がひとつのスレッドにまとまり、話の流れが追いやすくなります。 Teams では「1スレッド＝1つの話題」を意識することが大切です。 件名を付けて会話を始める 重要なトピックや複数人が参加するチャンネルでは、会話に件名（タイトル）を付けることをおすすめします。 投稿入力欄の「書式」ボタン（鉛筆アイコン）をクリックする 入力欄の上部に「件名を追加」という欄が表示される 件名にトピックの概要を入力する（例：「定例ミーティング 議題について」） 本文に詳しい内容を書く 件名があることで、後から会話を見返したときに「このスレッドで何の話をしているのか」が一目でわかります。また、本文中に「このスレッドでご返信ください」と書き添えると、回答者が正しい場所に返信してくれやすくなります。 もちろん、簡単なやりとりをするだけのチャンネルでは、件名を付けなくても構いません。参加人数や話題の重要度に応じて使い分けましょう。 知っておきたいキー操作 Enter キー：投稿する Teams の入力欄で Enter キーを押すと、そのまま投稿されます。誤って送信してしまうことがあるので注意が必要です。 上矢印キー：直前の投稿を編集する 誤って投稿してしまった場合は、上矢印キー（↑）を押すと直前の投稿を編集モードに戻すことができます。すぐに気づいた場合はこの方法で修正しましょう。 Shift+Enter：段落内で改行する 投稿文の中で改行したい場合は、Shift キーを押しながら Enter を押します。 Enter のみ：段落を変える（投稿される） Shift + Enter：段落内で改行する（まだ投稿されない） Word の操作と同じ仕組みです 「Teams の改行がわかりにくい」と感じる方もいるかもしれませんが、この動作は Microsoft Word とまったく同じ仕様です。 Word で Enter を押すと段落が変わる Word で Shift+Enter を押すと段落内改行になる Teams でも Word でも、何十年も前から同じ動作になっています。もし Teams の改行で戸惑いを感じている場合は、Word でも同じ操作をしているはずです。「段落を変える」のか「段落の中で改行する」のかを意識して使い分けると、見やすい文章が書けます。 ...

Microsoft Teams ファイル関連の基本操作 この記事の内容 Teams のチャンネル内でファイルを新規作成・アップロードする方法 チーム内のファイルをデスクトップアプリやブラウザで直接編集する方法 複数人による同時共同編集の活用方法 エクスプローラーと Teams ファイルを同期する方法 SharePoint 経由でのファイル共有方法 Teams のファイルタブとは Teams では、参加しているチームの各チャンネルに「ファイル」タブがあります。ここをクリックすると、そのチャンネルに紐付いたファイルの一覧を確認できます。チャットと並んでファイル管理ができるため、メンバー間でのドキュメント共有が非常に便利になります。 ファイルの新規作成 ファイルタブ内の「新規」ボタンから、以下の種類のファイルやフォルダーを作成できます。 フォルダー Word 文書 Excel ブック PowerPoint プレゼンテーション Forms（フォーム） たとえば Word 文書を新規作成すると、Teams の画面上でそのままファイルの編集が開始されます。Office アプリを別途起動しなくても、Teams 内で直接編集できる点が便利です。 既存ファイルのアップロード すでに手元にあるファイルをチームに追加したい場合は、次の 2 つの方法が使えます。 ドラッグ＆ドロップ — ファイルをファイルタブ上にドロップするだけでアップロードされます。複数ファイルの同時アップロードにも対応しています。 「アップロード」ボタン — ボタンをクリックしてファイルを選択する方法です。どちらの方法でも同じ結果になります。 アップロードしたファイルは、チームのメンバー全員が閲覧・編集できる状態になります。 ファイルの編集 チーム内のファイルを編集する際は、ダウンロードして編集し直アップロードする必要はありません。ファイルのアクションメニューから「開く」を選択すると、以下の 3 つの方法で開くことができます。 Excel Online（ブラウザ）で開く Excel（デスクトップアプリ）で開く ← おすすめ Teams 内で編集する デスクトップアプリで開いた場合も、ファイルは Teams（SharePoint）上に保存されているため、自動保存が有効になっています。保存ボタンを押さなくても変更は自動的に保存されます。ステータスバーに「保存中」と表示され、常にクラウドと同期されていることが確認できます。 複数人による同時共同編集 Teams のファイルは、複数のメンバーが同時に開いて編集することができます。他のメンバーがファイルのどこを編集しているかがリアルタイムで表示されるため、誰が何を編集しているかを把握しながら作業できます。 この共同編集機能は、Windows・Mac・iOS・Android など、どのクライアントからアクセスしても同期されます。そのため、ローカルにダウンロードして編集・再アップロードという操作は推奨しません。オンラインで直接開いて共同編集する方法を活用してください。 ファイルの削除・移動 削除 ファイルのアクションメニューから「削除」を選択すると、ゴミ箱に移動されます。 フォルダーへの移動 フォルダーを作成した上で、ファイルのアクションメニューから「移動」を選択し、対象のフォルダーを指定することで移動できます。 エクスプローラーとの同期 エクスプローラーでの操作に慣れている場合は、Teams のファイルをローカルのエクスプローラーと同期することができます。 ...

字幕テキストがかなりノイズの多い自動認識結果ですが、読み取れる内容から忠実に記事化します。 【Q&A】Office 365の「テナント」の意味 この記事の内容 「テナント」という言葉は、文脈によって意味が変わる曖昧な用語です クラウドサービスにおける「テナント」は、Azure Active Directory（Entra ID）と結びつけて考えると理解しやすいです 1つの企業が複数のテナントを持つケースも存在します 「テナント」という言葉自体を使わないことが、混乱を防ぐためのおすすめアプローチです 「テナント」はなぜわかりにくいのか Office 365を使い始めたとき、「テナント」という言葉の意味がいまいちよくわからない、という方は少なくありません。 その理由の一つは、「テナント」という言葉が文脈によって扱いが変わってしまうからです。明確な定義があるわけではなく、使われる場面によってニュアンスが異なります。 クラウドサービスにおけるテナントの考え方 クラウドサービスにおける「テナント」は、**Azure Active Directory（Entra ID）**と結びつけて考えると理解しやすいです。 Azure Active Directoryのディレクトリ（テナント）が実体としてあり、Office 365はそのテナントと紐づく形で利用されます。 企業が複数のテナントを持つケース 「テナントは1企業に1つ」とは限りません。1つの企業が2つのテナントを持つ、という構成もあり得ます。 このような状況があるため、単に「テナント」とだけ言ってしまうと、どのテナントを指しているのかが不明確になってしまうことがあります。 おすすめは「テナント」という言葉を使わないこと 曖昧な言葉を使うことで混乱が生じやすいため、「テナント」という言葉自体を使わない、というアプローチがおすすめです。 「テナント」と言う代わりに、「Azure Active Directory」や「Entra IDのディレクトリ」など、より具体的な言葉で表現することで、誤解や混乱を防ぐことができます。 まとめ 「テナント」は文脈によって意味が変わる曖昧な用語です。クラウドサービスにおいては、Azure Active Directory（Entra ID）と同義として扱われることが多いですが、企業が複数のテナントを持つケースもあるなど、単純に「テナント＝1社に1つ」とは言い切れません。 混乱を避けるための最善策は、「テナント」という言葉をなるべく使わず、より具体的な用語（Azure Active Directory、Entra IDのディレクトリなど）で話すことです。曖昧な言葉を排除するだけで、コミュニケーションの齟齬を大幅に減らすことができます。